Надо ли переходить на электронный документооборот

Специалисты из Информационно-вычислительного центра Министерства финансов Республики Беларусь рассказали о том, как современные возможности упрощают нашу жизнь и ответили на самые популярные вопросы об электронном документообороте. Что такое электронный документооборот? Какие преимущества он дает? Эта система позволяет автоматизировать управление документами в государственных органах, банках, страховых и других организациях. Благодаря ей компания экономит не только бумагу, но и деньги.

Главная База знаний Аналитика Больные вопросы участников электронного документооборота Электронный документооборот между компаниями постепенно перестает быть чем-то диковинным и переходит в разряд стандартной практики. Это позволяет операторам электронного документооборота ЭДО и их абонентам более свободно общаться, легче формулировать вопросы и обозначать проблемы. А любые проблемы это по сути задачи, которые появляются из специфики работы в определенной сфере. И у заказчиков, и у операторов, работающих с ними, практически при любом внедрении возникают такие задачи. Это могут быть как общие вопросы, так и вопросы определенного заказчика, связанные конкретно с его процессами. Попробуем посмотреть на наиболее частые вопросы и задачи, связанные с электронным документооборотом, с обеих сторон — с позиции операторов ЭДО и их абонентов. Что волнует абонентов Как интегрировать внешний обмен документами в корпоративную систему?

Кому выгодно перейти на электронный документооборот?

Если ИП на упрощенном налогообложении заключает пару договоров в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить бумажные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот необходим. Кому нужны электронные документы Электронный документооборот ЭДО , прежде всего, нужен компаниям со значительным внешним документооборотом. Крупные компании таким образом снижают издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц.

Доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на бумажный документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы. Компаниям малого и среднего предпринимательства важно принимать оплату товара или услуги в день получения документов.

В этом случае электронный документооборот позволяет ускорить исполнение договоров в несколько раз. Даже если сейчас компания подписывает пару актов за год, это не значит, что ее бизнес не вырастет. Позже могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от нее того же. Пример У розничного магазина постоянно копилась дебиторская задолженность на несколько миллионов из-за того, что в накладной как обычно допустили ошибку: товар лежит в фуре, и на склад не принимается.

Пока курьер с исправленным документом доедет от поставщика проходят дни. После того, как внедрили электронный документооборот, все исправления в документах занимают меньше часа. У энергосбытовой компании налоговые инспекторы ежегодно находили ошибки в документах во время выездных проверок.

Сумма штрафов часто превышала 100 000 рублей в год. Дошло до того, что компания заранее закладывала эти деньги в бюджет как накладные расходы. Теперь в системе электронного документооборота правильность документов контролируют программы, а не люди.

Ошибки исчезли, за экономию бухгалтер получил премию. Средние и крупные компании все чаще отправляют контрагентам неформализованные документы, а так же УПД Универсальный Передаточный Документ которые сейчас заменяют счета-фактуры и первичные документы. Сколько стоят электронные документы Работая через оператора электронного документооборота, компания платит за любой исходящий документ. В среднем стоимость отправки документа составляет около 3-6 рублей, а все входящие бесплатны. Обычно новички покупают минимальный пакет на 100 документов, который очень быстро кончается.

Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить годовой пакет с большим лимитом 1000 или 3000 шт. Можно договориться об индивидуальных условиях. Переходить на электронные документы выгодно, если компания отправляет 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год.

Тогда она сократит расходы на бумагу, расходные материалы и доставку почти в 5 раз. Какой вывод? Рассмотрев особенности электронного документооборота, делаем вывод, что он, необходим компаниям со значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки. Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов.

Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей и работы с поставщиками, упростив процесс внешнего документооборота.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Переход на электронный документооборот: миф или реальность

Первый вопрос, который возникает: а зачем? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным. Команда «giltheart.ru» написала для giltheart.ru колонку о своем опыте перехода на электронный документооборот и рассказала, что для.

Что нужно знать про обмен электронными документами? Обмен электронными документами упрощает ведение дел и подходит крупным организациям и представителям малого бизнеса. Главное, чтобы обе стороны документооборота были готовы работать с электронными документами. Чтобы обезопасить передачу электронных документов, используют электронную цифровую подпись. Электронная цифровая подпись — это аналог собственноручной подписи. Электронная цифровая подпись помогает понять, не изменена ли информация в электронном документе со времени подписания. Она нужна, чтобы идентифицировать авторство и удостовериться в факте подписания. Электронные документы - это эффективная система отчётности. Обмен электронными документами происходит значительно быстрее. Движение документов можно отследить на каждом этапе. Риск потерять документы снижается. Участники документооборота тратят меньше времени на обмен информацией. С помощью электронных документов формируется база документов, создается единое информационное пространство внутри организации. Подготовка к переходу на электронный документооборот Потребуется разработать техническое задание, выбрать сервис и оператора, спланировать бизнес-процессы, рассчитать окупаемость, внедрить систему и обучить персонал работать с программой.

Как это работает? Вопреки стереотипам, электронные документы имеют точно такую же юридическую силу, как и бумажные, поэтому не стоит бояться изменений.

Если ИП на упрощенном налогообложении заключает пару договоров в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить бумажные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот необходим. Кому нужны электронные документы Электронный документооборот ЭДО , прежде всего, нужен компаниям со значительным внешним документооборотом.

Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Использование системы ЭДО для приема и обработки документов бесплатное. Для работы необходим только компьютер с выходом в интернет и действующая электронная подпись. Для регистрации и дальнейшей работы с документами можно использовать уже имеющуюся электронную подпись для сдачи электронной отчетности любого аккредитованного ФНС РФ Оператора электронного документооборота. Электронный обмен документами доступен с 01. В случае отсутствия у Вас технической возможности или отказа от перехода на ЭДО, документооборот будет осуществляться на прежних условиях. Термины и определения Для целей настоящего Соглашения нижеизложенные термины используются в следующих значениях: 1. Электронная подпись ЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона от 06. Электронный документооборот ЭД - процесс обмена между Сторонами в системе ЭД документами, составленными в электронном виде и подписанными ЭП. Оператор ЭД - организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Сторонами в системе ЭД. Направляющая Сторона - Сторона, направляющая документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.

Зачем переходить на электронный документооборот

Главная База знаний Аналитика Переход на ЭДО: решение задач внутреннего документооборота при переходе на внешний Всё больше компаний обмениваются со своими контрагентами электронными документами ЭД с электронной подписью ЭП и трафик внешнего электронного документооборота растёт. Но далеко не у всех этих компаний есть корпоративные информационные системы ИС , которые решают задачи внутреннего документооборота. Что предлагает рынок для решения задач внутреннего электронного документооборота ЭДО при переходе организации на внешний ЭДО? Сначала рассмотрим ситуацию применительно к документам. Счета-фактуры и первичные бухгалтерские документы Счета-фактуры для обмена с контрагентами в электронном виде используются в формате. И для таких систем на рынке, как правило, предлагаются решения прямой интеграции между учётной системой и сервисом оператора ЭДО. В этом случае возможностей прямого интеграционного решения для внутреннего ЭДО часто бывает достаточно. Документы сразу поступают в учётную систему, где на основании ЭД создаются карточки документов. В этом процессе в зависимости от отрасли могут использоваться дополнительные ИС. Обычно они обслуживают основные бизнес-процессы компании.

Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью.

Бумажная волокита отнимает огромное количество времени, физических сил, не говоря уже о нервах. Что уж говорить о жизни предприятий и организаций! Сотни и тысячи различного рода документов, счетов, договоров, накладных...

Обязательный или нет? Все, что нужно знать об электронном документообороте

.

Переход на ЭДО: решение задач внутреннего документооборота при переходе на внешний

.

Что нужно знать про обмен электронными документами?

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Электронный документооборот. Почему его нужно внедрять в бизнес? (2019)
Похожие публикации